Assistant Family Office 100 % | on-site

von: BARNICKEL & FELLOWS | Ort: Zürich
N: BARNICKEL&FELLOWS

Die Position. Gemeinsam mit der Leiterin «CEO-Office» werden Sie den neuen Standort in Zürich administrativ verstärken und in einer vielseitig ausgerichteten Assistenzfunktion arbeiten. Sie unterstützen das kleine, aber feine Team in allen Belangen der Family Office Administration. Nebst klassischen Aufgaben gehören Unterstützung der Finanzbuchhaltung, ein kompetentes Fristenmanagement und das Zusammenführen von Informationen zu Ihrem breiten Aufgabenportfolio. Sie gewährleisten eine reibungslose Kommunikation zu Führungspersonen, Gruppengesellschaften und externen Dienstleistern. Vor allem aber wird Ihnen eine Schnittstellenfunktion mit Innen- und Aussenwirkung zufallen. Das Family Office arbeitet mit renommierten Banken, Steuerberatern, Anwaltskanzleien, Venture Capitalist und Stakeholdern zusammen. Deutsch ist die Firmensprache. Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, und es wird ein längerfristiges Engagement erwartet. Ihre Aufgaben im Detail:

  • Abwicklung klassischer Assistenzaufgaben; Zugriff auf Kalender, jedoch keine E-Mail-Triage.
  • Allgemeine Korrespondenz (Deutsch) mit den unterschiedlichen Stakeholdern.
  • Organisation von internen und externen Meetings sowie Lunches, Dinner, Reise- und Hotelbuchungen.
  • Effiziente Führung der Pendenzen – termingerecht und vorausschauend.
  • Erstellung von Reportings und Präsentationen zu Händen der Geschäftsleitung.
  • Unterstützung der Finanzbuchhaltung; Spesen, Rechnungseingangskontrolle, Kassenbuchführung.
  • Office Management bspw. Koordination externer Dienstleister, Gästebetreuung, Videokonferenzen, Facility-Management, Bestellwesen.
  • Dokumenten-Management sowie Erstellung und Aktualisierung von Listen.
  • Projektmitarbeit.  

Fachliche und persönliche Anforderungen

  • Kaufm. Ausbildung sowie mehrjährige Assistenzerfahrung. Ideal: Financial Services, Family Office, Legal.
  • Grundlegendes Finanzverständnis.
  • Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung kombiniert mit «self-starter-Mentalität: Initiativ und lösungsorientiert.
  • Selbständige und strukturierte Arbeitsweise. Sie bringen Ideen ein, um das Backoffice effizient zu führen.
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten mit einem guten Gespür dafür, stets den richtigen Ton zu finden.
  • Deutsch ist Ihre Muttersprache; Englisch erwünscht.
  • Versierte MS Office-Kenntnisse. Sie sind IT-affin und mit Zoom/Teams vertraut.
  • Sie verfügen über eine ausgeglichene Persönlichkeit und wissen, wo Sie im Leben stehen.
  • Ein Höchstmass an Zuverlässigkeit, Diskretion, Integrität sowie diplomatisches Geschick.
  • Sie überzeugen mit freundlicher, positiver Ausstrahlung und verstehen es, auch unter Zeitdruck qualitativ einwandfreie Ergebnisse zu liefern: Kurzum: Sie sind eine Person, die man nicht mehr missen möchte.
  • Bereitschaft, 100 % vor Ort zu arbeiten; kein Homeoffice / hybrides Arbeiten.  

Was Ihnen geboten wird
Sie dürfen sich auf einen exklusiven, modernen und stilvollen neuen Arbeitsplatz an bester Lage in Zürich freuen. Es steht Ihnen ein Parkplatz oder eine Velo-Garage zur Verfügung. Ausserdem erwartet Sie ein Arbeitgeber mit Konstanz: Die künftigen Kollegen und Kolleginnen und der Vorgesetzte sind der Familie seit Jahren loyal verbunden. Aufgrund der überschaubaren Teamgrösse sind die Kommunikations- und Entscheidungswege kurz und direkt. Man arbeitet kollegial und vertrauensvoll miteinander. Bei entsprechendem Leistungsausweis besteht die Möglichkeit, sukzessive weiterführende Verantwortung zu übernehmen. Ihre Arbeitszeiten sind geregelt und das Vergütungspaket ist ansprechend. Klingt das attraktiv? Dann freuen wir uns auf Ihr Bewerbungsdossier, das Sie bitte zusammen mit Motivationsschreiben, CV, Zeugnissen und dem Vermerk «Assistant Family Office 55» an apply@barnickelfellows.ch senden.

Barnickel & Fellows  |  Talstrasse 58  |  8001 Zürich  |  +41 44 243 86 68

N: BARNICKEL&FELLOWS

  • Zürich

Webseite BARNICKEL & FELLOWS

Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf local-jobs.ch. Vielen Dank!

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