N: ZHAW
Leiter:in Prozesse, Erlasse und Records 80 %
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Departement:
Rektorat
Arbeitsbeginn:
Per 1. April 2024 (Bewerbungsfrist 30. September 2023)
Ihre Aufgaben
- Sie sind fachliche:r Verantwortliche:r für die Grundlagen und den Betrieb des Prozessmanagements, des Dokumentenmanagements für Erlasse (Führungsgrundlagen und Vorgaben) und des Records Managements, sowie für deren Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit den technischen Verantwortlichen.
- Sie sind verantwortlich für die konforme Erfassung und Publikation von Prozessen und mit den Zuständigen in den Departementen bzw. Finanzen & Services für die formale Freigabe und Publikation von Erlassen bzw. für die Aufbewahrung von Records inkl. deren Transfer ans Staatsarchiv des Kantons Zürich.
- Sie führen ein kleines Team (drei Mitarbeitende).
- Sie sind für die ZHAW-Fachkommission sowie Schulungen und Workshops zum Thema zuständig.
- Sie beraten und unterstützen die Prozesseigner:innen in der Analyse, Abbildung und Weiterentwicklung von Prozessen.
- Sie beraten und unterstützen die Erlasseditor:innen und Recordsverantwortlichen zur Bewirtschaftung des Dokumenten- bzw. Records-Managementsystems.
- Sie stimmen im Austausch mit den Prozesseigner:innen, dem Service Management sowie der ICT die Prozesse im Prozessportal mit den digitalisierten Workflows ab.
- Sie vertreten die Themen Prozesse, Erlasse und Records in Projekten und Gremien.
- Sie arbeiten mit dem Gesetzgebungsdienst und dem Staatsarchiv des Kantons Zürich zusammen.
Ihr Profil
- Sie sind erfahren im Prozess- und Erlassmanagement, vorzugsweise in einer ähnlichen Funktion im Hochschul- oder Bildungsbereich.
- Sie haben bereits Führungserfahrung und arbeiten sehr gerne im Team.
- Sie verfügen über gutes intitutionelles Verständnis sowie einen Hochschulabschluss und haben sich kontinuierlich weitergebildet.
- Es gelingt es Ihnen, eigene Ideen durch Überzeugen und Verhandeln einzubringen und umzusetzen. Dabei profitieren sie von Ihrem Geschick, mit verschiedenen Interessensgruppen gemeinsame Lösungen zu entwickeln.
- Sie sind in der Lage, komplexe Sachverhalte schnell zu verstehen und Informationen klar zu vermitteln.
- Wünschenswert: Sie haben Kenntnisse in der Automatisierung von Prozessen und im Records Management.
Dafür stehen wir
Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und rund 3'400 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.
Zum Rektorat gehören das Generalsekretariat, die Stabsstelle Diversity, die Hochschulentwicklung, Corporate Communications und der Rechtsdienst. Weiterer Teil des Rektorats sind die Ressorts, welche die Aktivitäten in den Leistungsbereichen koordinieren und fördern.
Das Generalsekretariat ist zuständig für die konzeptionellen und operativen Aspekte des Prozessmanagements, des Records Managements inklusive Zwischenarchiv und Übergabe ans Staatsarchiv. Die Stabsstelle Diversity ist Teil des Generalsekretariats, die u.a. die ZHAW-weiten Beratungsangebote koordiniert.
Das dürfen Sie erwarten
Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte:
Ihr Kontakt
Dr. Dora Fitzli
Leitung Generalsekretariat
Sabrina Leu
Recruiting Manager
