Office Manager (m/f/d – 80%)

von: Portfolio Advisors LLC | Ort: Zürich
N: PortfolioAdvisorsLLC

Als Office Manager agierst Du als wichtiges Bindeglied zwischen Menschen und vielseitigen Aktivitäten. Du bist erste Ansprechperson für unsere verschiedenen Teams (17 Personen am Standort Zürich) und Geschäftspartner und kannst in dieser Rolle sowohl Deine sozialen als auch Deine organisatorischen Fähigkeiten voll einsetzen.

Durch die bevorstehende Pensionierung unserer langjährigen Mitarbeiterin besteht nun die Chance, unseren konstant wachsenden Zürcher Standort aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

Dein Aufgabenbereich

  • Selbstständige Organisation der klassischen Bürotätigkeiten
  • Sicherstellen des reibungslosen Büroalltags für unsere Teams
  • Koordination von Drittparteien (Verwaltungen, Handwerker, IT Fachpersonal, etc.)
  • Empfangen und Betreuen von Gästen, Kunden und Investoren
  • Planung, Umsetzung und Buchung von Geschäftsreisen der Teams im Zürcher Büro und bei Bedarf auch von internationalen Teams
  • Planung und Durchführung von Events, Konferenzen und Anlässen
  • Entlastung der Teams bei Kostenabrechnungen und weiteren administrativen Aufgaben
  • Organisation personalbezogener Tätigkeiten (Ferien, Pensionskasse, Versicherungen, Löhne, etc.)
  • Zusammenarbeit mit Finanzabteilung / Buchhaltung

Das benötigst Du dafür

  • Motivation, unsere leistungsorientierten Teams mit deiner Unterstützung noch effizienter zu machen
  • Koordinationstalent sowie die Fähigkeit, unter Druck den Überblick zu behalten
  • Teamplayer mit starken zwischenmenschlichen Kompetenzen sowie proaktiver, kreativer und lösungsorientierter Denk- und Arbeitsweise
  • Freude an direktem Kundenkontakt und Verantwortungsübernahme
  • Versierte Anwendung der gängigen MS Office Programme sowie sicheres Hantieren mit üblichen, bürobezogenen technischen Ausrüstungen
  • Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise bei einem mittelständischen Unternehmen in der Finanz-/Dienstleistungsbranche
  • Deutsch auf Niveau Muttersprache, Englisch fliessend, weitere Sprachen von Vorteil
  • Abgeschlossene Grundausbildung (z.B. kaufmännische Ausbildung)

Das bieten wir Dir

  • Mitarbeit in einem der attraktivsten und am schnellsten wachsenden Segmente des Finanzbereichs
  • Gute Arbeitsatmosphäre in einem dynamischen und multikulturellen Umfeld mit flachen Hierarchien, in dem viele Entfaltungsmöglichkeiten bestehen und persönlich-individuelle Fähigkeiten eingebracht werden können
  • Kompetitives Gehaltspaket mit Zusatzleistungen
  • Globale Zusammenarbeit und Interaktion mit den Teams in USA und Asien
  • Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung von Abläufen und Prozessen sowie Verantwortungsübernahme
  • Bike-Commute oder Lunch-Run? Umkleide- und Duschmöglichkeiten stehen zur freien Verfügung

N: PortfolioAdvisorsLLC

  • Zürich
  • Bewerbung ist abgeschlossen

Webseite Portfolio Advisors LLC

Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf local-jobs.ch. Vielen Dank!