Personal / Executive Assistant

von: Chiffre 20262701 | Ort: Zurich

Executive Support im internationalen MusikmanagementFür die persönliche und operative Unterstützung eines international tätigen Musikmanagers suchen wir eine:n aussergewöhnlich strukturierte:n, integre:n und leistungsstarke:n Personal Assistant.Diese Position erfordert höchste Professionalität, ausgezeichnetes Urteilsvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen, zu priorisieren und eigenständig zu strukturieren.Die Rolle verbindet persönliche Assistenz mit Executive- und Business-Support und setzt eine moderne, technologiegestützte Arbeitsweise voraus.Personal / Executive Assistant (m/w/d)Verantwortungsbereich:Executive & Personal SupportUmfassende persönliche und organisatorische UnterstützungPflege, Steuerung und Priorisierung eines komplexen KalendersKoordination von Terminen, Meetings, Reisen und ReservierungenSicherstellung reibungsloser Tagesabläufe im beruflichen und organisatorischen KontextKommunikation & SchnittstellenmanagementProfessionelle Erstkommunikation mit internen und externen AnsprechpartnernStrukturierte Sichtung, Priorisierung und Vorformulierung von E-Mails (Deutsch & Englisch)Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Follow-upsBusiness & Executive OperationsOperative Unterstützung im laufenden TagesgeschäftAktives Mitdenken in Prioritäten, Abhängigkeiten und EntscheidungsprozessenStrukturierung komplexer Themen nach klaren Denk- und EntscheidungsmodellenSicherstellung effizienter Abläufe und sauberer DokumentationIdentifikation von Optimierungspotenzialen und aktive ProzessverbesserungOrganisation & StrukturAufbau und Pflege professioneller digitaler AblagestrukturenSicherstellung von Ordnung, Transparenz und NachvollziehbarkeitVerlässliche Nachverfolgung offener Themen und Deadlines—Anforderungsprofil:Höchstes Maß an Integrität, Loyalität und DiskretionAusgeprägtes VerantwortungsbewusstseinStrukturierte, ruhige und lösungsorientierte ArbeitsweiseSouveränität im Umgang mit sensiblen InformationenFähigkeit, eigenständig zu denken und Prioritäten richtig zu setzenWohnsitz in oder im näheren Umfeld von ZürichFachliche QualifikationMehrjährige Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in vergleichbarer vertrauensbasierter Position von VorteilErfolgreich abgeschlossene(s) Abitur / MaturaDeutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1 oder höher)Sehr hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte LernfähigkeitSicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und KommunikationssystemenSehr gute organisatorische und administrative FähigkeitenTechnologie & ArbeitsweiseSehr hohe Routine im Einsatz von LLMs (z. B. ChatGPT) als integraler Bestandteil der täglichen ArbeitErfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) ist ein PlusVerständnis moderner, effizienter ArbeitsprozesseHohe digitale Affinität und strukturierte Tool-Nutzung—Wir bieten:Eine hochvertrauensvolle Position mit direkter Nähe zur GeschäftsführungTiefe Einblicke in das internationale MusikmanagementDirekte Beteiligung an operativen und strategischen EntscheidungsprozessenEin professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches ArbeitsumfeldHoher Gestaltungsspielraum und EigenverantwortungHybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilität und klarer StrukturLangfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive jida8249d9a jit0208a jiy26a